Miten teollisuusautomaatioprojekti kannattaa kilpailuttaa?

Teollisuusautomaatioprojektin kilpailuttaminen kannattaa tehdä huolellisesti, koska väärä urakoitsijavalinta voi maksaa aikaa, rahaa ja aiheuttaa tuotantoseisokkeja. Hyvä kilpailutusprosessi alkaa selkeästä tarjouspyynnöstä, sisältää teknisen osaamisen arvioinnin ja päättyy kumppanin valintaan, joka ymmärtää sekä projektin laajuuden että teollisuusympäristön erityisvaatimukset. Tässä artikkelissa käymme läpi koko prosessin vaihe vaiheelta.

Epäselvä tarjouspyyntö johtaa vertailukelvottomiin tarjouksiin

Jos tarjouspyyntö on väljästi muotoiltu, saat tarjouksia, jotka eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Yksi urakoitsija hinnoittelee projektin suppeasti, toinen kattavasti. Lopputulos on, että halvimmalta näyttävä tarjous ei välttämättä sisällä kaikkea tarvittavaa, ja yllätykset tulevat esiin vasta laskutuksessa. Tämän voit välttää kirjoittamalla tarjouspyynnön niin yksityiskohtaisesti, että jokainen urakoitsija vastaa täsmälleen samaan kokonaisuuteen.

Hinnan perusteella valittu urakoitsija voi hidastaa koko projektin aikataulua

Teollisuusautomaatioprojekteissa aikataulu on usein tiukka ja sidoksissa tuotannon käynnistymiseen. Jos urakoitsija valitaan pelkän hinnan perusteella, tekninen osaaminen tai resurssit eivät välttämättä riitä projektin vaatimuksiin. Seurauksena voi olla viivästyksiä, lisätöitä ja koordinointiongelmia, jotka syövät alkuperäiset säästöt moninkertaisesti. Parempi lähestymistapa on arvioida hintaa ja teknistä osaamista rinnakkain, ei erikseen.

Mitä teollisuusautomaatioprojektin kilpailuttaminen tarkoittaa?

Teollisuusautomaatioprojektin kilpailuttaminen tarkoittaa prosessia, jossa tilaaja pyytää usealta urakoitsijalta tarjoukset määriteltyyn sähkö-, instrumentointi- tai automaatiotyöhön. Tavoitteena on löytää teknisesti pätevä kumppani, joka toteuttaa projektin sovitussa aikataulussa, budjetissa ja sovitulla laadulla.

Kilpailutus ei ole pelkkää hintavertailua. Se on tapa varmistaa, että valittu urakoitsija ymmärtää projektin laajuuden, sillä on riittävät resurssit ja tekninen osaaminen, ja se pystyy toimimaan teollisuusympäristön turvallisuus- ja laatuvaatimusten mukaisesti.

Teollisuudessa kilpailutus koskee tyypillisesti esimerkiksi uusien tuotantolinjojen sähköistystä, automaatiojärjestelmien asennuksia, tuotantolaitteiden modernisointeja tai tuotantolinjojen siirtoja. Näissä projekteissa urakoitsijan kokemus nimenomaan teollisuusympäristöistä on merkittävä tekijä onnistumisen kannalta.

Milloin teollisuusautomaatioprojekti kannattaa kilpailuttaa?

Kilpailuttaminen kannattaa silloin, kun projekti on riittävän laaja tai teknisesti vaativa, että useamman tarjouksen pyytäminen on perusteltua. Käytännössä tämä tarkoittaa uusia investointiprojekteja, laajempia modernisointeja tai töitä, joissa tarvitaan erikoisosaamista, kuten prosessiautomaatiota tai väylätekniikkaa.

Jos kyseessä on pienehkö huolto- tai kunnossapitotehtävä, kilpailuttaminen ei välttämättä tuota lisäarvoa suhteessa sen vaatimaan työmäärään. Tällöin vakiintuneen kumppanin käyttäminen on usein nopeampaa ja kustannustehokkaampaa.

Kilpailuttaminen on erityisen perusteltua silloin, kun:

• projekti sisältää useita teknisiä osa-alueita, kuten sähkö-, automaatio- ja instrumentointiasennuksia yhdistettynä
• hanke on aikataulultaan kriittinen ja vaatii selkeää resurssien sitoutumista
• tilaajalla ei ole ennestään vakiintunutta urakoitsijaa kyseiseen työtyyppiin
• projekti vaatii erityisiä pätevyyksiä tai sertifiointeja

Mitä tietoja hyvä tarjouspyyntö teollisuusautomaatiourakasta sisältää?

Hyvä tarjouspyyntö sisältää projektin laajuuden, tekniset vaatimukset, aikataulun, toimintaympäristön kuvauksen sekä tiedot tarvittavista pätevyyksistä ja sertifioinneista. Mitä tarkemmin nämä on kuvattu, sitä vertailukelpoisempia saadut tarjoukset ovat.

Konkreettisesti tarjouspyynnön tulisi sisältää ainakin seuraavat tiedot:

1. Projektin laajuus ja tavoitteet selkeästi kuvattuna, mukaan lukien asennettavat laitteet tai järjestelmät
2. Tekniset spesifikaatiot, kuten käytettävät automaatioalustat, väyläprotokollat tai erityiset asennusstandardit
3. Aikataulu aloituksesta käyttöönottoon, mukaan lukien mahdolliset välietapit
4. Toimintaympäristön kuvaus, esimerkiksi onko kyseessä elintarvikeympäristö, kemianteollisuuden laitos tai muu erityisolosuhteita vaativa kohde
5. Turvallisuus- ja pätevyysvaatimukset, kuten vaadittu sähköpätevyysluokka tai HSEQ-vaatimukset
6. Tarjouksen rakenne, eli mitä tilaaja haluaa tarjouksen sisältävän ja miten se tulee esittää

Selkeä tarjouspyyntö säästää sekä tilaajan että urakoitsijan aikaa ja vähentää epäselvyyksistä johtuvia lisätöitä projektin aikana.

Miten urakoitsijoiden teknistä osaamista arvioidaan kilpailutuksessa?

Teknistä osaamista arvioidaan vertaamalla urakoitsijan referenssejä, henkilöstön pätevyyksiä, käytettyjä menetelmiä ja laadunhallintajärjestelmiä projektin vaatimuksiin. Pelkkä hinta ei kerro teknisestä kyvykkyydestä mitään.

Käytännön arviointikriteereitä ovat muun muassa:

• Referenssit vastaavanlaisista projekteista, erityisesti samalta toimialalta tai samankaltaisesta toimintaympäristöstä
• Sähköpätevyysluokka, esimerkiksi S1-sähköpätevyys, joka oikeuttaa laajimpiin teollisuuden sähköasennuksiin
• Sertifioinnit ja laadunhallinta, kuten Kiwa-sertifioitu HSEQ-järjestelmä, joka kattaa työturvallisuuden, ympäristövastuun ja laadunhallinnan
• Resurssit ja kapasiteetti, eli onko urakoitsijalla riittävästi ammattitaitoista henkilöstöä projektin toteuttamiseen sovitussa aikataulussa
• Kokemus erityisteknologioista, kuten prosessiautomaatiosta, väylätekniikasta tai instrumentoinnista

Teknistä arviointia voi täydentää pyytämällä urakoitsijaa esittämään projektisuunnitelman tai vastaamaan teknisiin kysymyksiin tarjouksen yhteydessä. Tämä paljastaa nopeasti, onko osaaminen todellista vai vain paperilla.

Mitkä ovat yleisimmät virheet teollisuusautomaatioprojektin kilpailuttamisessa?

Yleisimmät virheet ovat liian väljä tarjouspyyntö, valinta pelkän hinnan perusteella, liian lyhyt tarjousaika ja se, että urakoitsijan kapasiteettia ei varmisteta ennen sopimuksen tekemistä. Nämä virheet johtavat usein aikatauluongelmiin tai odottamattomiin lisäkustannuksiin.

Väljä tarjouspyyntö on yleisin ongelma. Kun projektin laajuus ei ole selkeästi määritelty, urakoitsijat tekevät omia oletuksiaan, ja tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia. Tilaaja saattaa valita halvimman tarjouksen tietämättä, että se kattaa vain osan tarvittavista töistä.

Toinen yleinen virhe on jättää huomiotta urakoitsijan nykyinen työkuorma. Teknisesti pätevä urakoitsija voi olla täysin varattu, jolloin hän ei pysty aloittamaan projektia sovitussa aikataulussa tai resurssit ovat riittämättömät. Tämä kannattaa selvittää suoraan jo tarjouspyyntövaiheessa.

Myös liian lyhyt tarjousaika on ongelma. Jos urakoitsijalle annetaan vain muutama päivä vastata laajaan tarjouspyyntöön, tarjous tehdään kiireessä eikä se välttämättä kata kaikkia yksityiskohtia huolellisesti.

Miten valitaan oikea sähkö- ja automaatiourakoitsija teollisuushankkeeseen?

Oikea urakoitsija valitaan vertaamalla teknistä osaamista, referenssejä, kapasiteettia ja hintaa kokonaisuutena. Paras kumppani ei ole aina halvin, vaan se, joka ymmärtää projektin vaatimukset ja pystyy toimittamaan sovitusti.

Valintaprosessissa kannattaa painottaa erityisesti kokemusta vastaavanlaisista projekteista. Urakoitsija, jolla on referenssejä esimerkiksi elintarviketuotannon, kemianteollisuuden tai energiasektorin projekteista, ymmärtää näiden toimialojen erityisvaatimukset ilman pitkää perehdytystä.

Hyvä urakoitsija myös kommunikoi selkeästi jo tarjousvaiheessa. Jos tarjous on hyvin jäsennelty, sisältää selkeän projektisuunnitelman ja urakoitsija vastaa kysymyksiin täsmällisesti, se on hyvä merkki siitä, miten projektikin tullaan hoitamaan.

Pitkäaikainen kumppanuus on myös tekijä, joka kannattaa ottaa huomioon. Urakoitsija, joka tuntee tuotantolaitoksesi ja sen järjestelmät, pystyy reagoimaan nopeammin muutoksiin ja tukemaan myös projektin jälkeisessä kunnossapidossa.

Me Inseconilla toteutamme teollisuuden sähkö-, automaatio- ja instrumentointiasennuksia projekteina S1-sähköpätevyydellä, ja meillä on Kiwa-sertifioitu HSEQ-laadunhallintajärjestelmä. Jos etsit urakoitsijaa teollisuushankkeeseen, tutustu automaatioprojektit ja suunnittelu -palveluihimme tai ota yhteyttä, niin käymme projektin vaatimukset läpi yhdessä.